Внедрение первых рабочих мест системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Мэрии городского округа города Тольятти началось в 2003 году. Автоматизировали работу приемной и канцелярии, затем постепенно пользователями системы становилось все больше подразделений администрации. С 2008 года специалисты муниципалитета используют возможности подсистемы «ДЕЛО-WEB» для удаленной работы, а в 2011 году к СЭД были подключены 30 подведомственных мэрии учреждений культуры.
В текущем году исполняется 13 лет с момента запуска в эксплуатацию в мэрии Тольятти первых рабочих мест СЭД «ДЕЛО».
Многолетний опыт использования, а также постоянно расширяющийся функционал продукта позволили мэрии Тольятти строить на базе «ДЕЛА» не только документооборот, но и полноценную информационную систему. Постепенно приобретались дополнительные рабочие места СЭД «ДЕЛО», а с целью обеспечения мобильности сотрудников – рабочие места подсистемы «ДЕЛО-WEB», предоставляющей возможность полноценной удаленной работы в поездках и командировках.
Таким образом, к текущему времени количество внедренных рабочих мест системы «ДЕЛО» увеличилось до 1000, а подведомственных учреждений, работающих в единой информационной базе – до 40.
На данный момент объединены в единый делопроизводственный цикл все органы и структурные подразделения мэрии до конечного исполнителя, что позволило обеспечить оперативный доступ специалистов мэрии к документам и возможность совместной работы над ними.
Решены следующие первоочередные задачи:
· создание электронного архива документов;
· обеспечение эффективного контроля за ходом исполнения документов и поручений руководства
· сокращение объема бумажной документации, экономия затрат рабочего времени по поиску документов, транспортных и иных расходов
Дополнительно организовано:
· Взаимодействие с Думой г.о. Тольятти, которая так же является пользователем СЭД «Дело» – с автоматической регистрацией документов, напрямую из программы (налажено взаимодействие двух разных баз данных).
· Разработан программный продукт «Шлюз», обеспечивающий обмен электронной информацией c автоматической регистрацией в СЭД “Дело” между мэрией Тольятти и Правительством Самарской области (СЭД “АИС ДД” на платформе Lotus Notes).
· Внедрено программное обеспечение поддержки цифровой подписи на рабочих местах СЭД «Дело»;
Именно новые возможности последних версий системы «ДЕЛО», отражающие требования времени по обеспечению мобильности в деятельности чиновников, подтолкнули мэра Тольятти к решению полностью отказаться от бумажных документов.
Сейчас это уже не просто продукт для автоматизации работы канцелярий, а полноценное решение для информатизации государственных учреждений. И эта эволюция продукта дает возможность планомерно и поэтапно развивать имеющуюся систему, которая за это время успела стать незаменимым инструментом повышения качества работы чиновников.
С помощью современных программных продуктов, таких как СЭД «ДЕЛО», руководство Мэрии городского округа Тольятти планирует продолжать развивать полноценный электронный документооборот, что в свою очередь будет способствовать упорядочению рабочих процессов и повышению эффективности управления структурами мэрии в целом.
Работы по внедрению, настройке, развитию и сопровождению системы электронного документооборота "ДЕЛО" осуществляются специалистами ООО "Интэлс" – региональным представителем компании "Электронные Офисные Системы" в Поволжье.
СЭД «ДЕЛО»
Надежный электронный архив и защищенный документооборот с применением ЭП, интеграция с другими системами, соответствие нормативно-методическим и законодательным требованиям, а также требованиям информационной безопасности – все это отличает «Дело» от других систем. Удобная система «Дело», проверенная пользователями и временем, позволяет решать задачи по автоматизации работы с документами компаний различных масштабов и сфер деятельности, позволяет плавно перейти к электронному документообороту с минимальными материальными и финансовыми затратами. СЭД позволяет оптимизировать бизнес-процессы и автоматизировать работу с документами.
СЭД «ДЕЛО» используют более 7 000 организаций, более 1 000 000 пользователей по всей России.