«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - Функциональность

Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации, что включает:

• подготовку и утверждение номенклатуры дел как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации;
• возможность импорта номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
• экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.

• путем создания регистрационных карточек дел «вручную»;
• посредством импорта номенклатуры дел из СЭД или файла;
• путем копирования номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения».

Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов предполагает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе следующие акты:

• Акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
• Акт об утрате документов (для утерянных документов);
• Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» в системе отмечает выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования.
Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.

Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа могут настраиваться индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.

Стартовый раздел работы для пользователей с роль «Читатель» «Фонды» предназначен для осуществления поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователю предоставлены возможности:

• просматривать дела на перечне,

• использовать расширенный поиск дел над перечнем,

• просматривать карточки дел,

• знакомиться с документами дела,

• помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:

• просматривать другие тома дела, которые собраны в отдельной секции,

• знакомиться с документами дела и их файлами,

• помещать документы в папки, на которые ему назначены соответствующие права. 

Для точечного предоставления доступа к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда сотрудникам архива предоставляется возможность помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам будет сохранен у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя, доступ к документам блокируется.

Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.

Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.

Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.

«Поточное сканирование» – функция для оцифровки бумажных документов.

Для работы с функцией на рабочем месте пользователя должно быть установлено и настроено сканирующее приложение, которое поставляется с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» при наличии соответствующей лицензии. Работа функции доступна в среде операционных систем Linux (Альт, Астра, РедОС) и на операционной системе Windows.

Поточное сканирование работает с штрих-кодами, которые печатаются из системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», где настраивается место печати штрих-кода и ряд параметров обработки документов. Кроме стандартных вариантов на листе, штрих код может быть распечатан также и на наклейках.

В системе «АРХИВНОЕ ДЕЛО» предусмотрено два сценария работы:

• сканирование в карточку документа;

• сканирование в карточку дела с автоматическим созданием карточек документов.

Заявки на сканирование и статус их выполнения отображаются на вкладке поточное сканирование, которая удобно расположена в едином интерфейсе системы.

Функция «Поточное сканирование» автоматически отслеживает статусы по заявкам на сканирование, в случае создания повторной заявки файлы дополнительно прикрепляются к соответствующему делу или документу.

Для сканирования документов пользователь должен сформировать пачку документов, содержащую необходимые штрих-коды, стоп лист и листы-разделители.

В рамках одного сканирования могут осуществляться несколько заявок на сканирование, при этом реализуется разграничение сканируемых документов по принадлежности к определенному пользователю.

По документам, которые загружены в систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» при помощи функции «Поточное сканирование» доступен поиск по штрих-коду, кроме того, штрих-код можно распечатывать только для поиска, не выполняя сканирования.