«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - Функциональность
Использование системы позволяет обеспечить полное соответствие архивной работы действующим нормам и ГОСТам. В частности, поддерживается учет дел, документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, подготовка необходимых актов и отчетных форм.
Ведение номенклатуры дел - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Систему «Архивное дело» можно использовать для ведения номенклатуры дел организации, что включает:

  • подготовку и утверждение номенклатуры дел как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации;
  • возможность импорта номенклатуры из файла, созданного в табличном редакторе;
  • экспорт сформированной в системе номенклатуры дел в СЭД.
Особенностью системы «Архивное дело» является возможность ведения номенклатуры дел фонда по структурному либо по тематическому признаку. В соответствии с требованиями законодательства номенклатура дел готовится на основании утвержденных Росархивом типовых перечней документов на каждый календарный год отдельно. В системе «Архивное дело» хранятся номенклатуры за все годы работы организации в данной системе. Возможно создание номенклатурных заголовков дел, предназначенных для учета любых видов документов (бумажных и электронных), переходящих и не переходящих на следующий календарный год, одним из следующих способов:
  • путем создания регистрационных карточек дел «вручную»;
  • посредством импорта номенклатуры дел из СЭД или файла;
  • путем копирования номенклатуры дел полностью, отдельных ее разделов или заголовков из номенклатур предыдущих лет.

Реализована возможность формирования типовых печатных форм «Номенклатура дел» и «Итоговая запись» как для отдельных структурных подразделений, так и в целом по организации (все формы разработаны в соответствии с требованиями законодательства).

Прием и передача дел на архивное хранение - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Пользователь с ролью «Делопроизводитель» формирует и подготавливает дела для передачи в архив организации, в том числе:

  • создает вручную либо импортирует регистрационные карточки дел;
  • формирует в системе и осуществляет печать обложек и торцов дел, листов-заверителей дел;
  • осуществляет пересчет реквизитов дел и разделение дел на тома;
  • создает сдаточные описи дел в системе;
  • для дел, не подлежащих хранению и передаче в архив, создает акты о выбытии;
  • отмечает готовность дел, находящихся на формировании, для передачи в архив.

Пользователь с ролью «Архивариус» осуществляет прием подготовленных делопроизводителем дел в архив, их включение в годовые разделы сводных описей, систематизацию и топографирование.

Экспертиза ценности документов - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Определение сроков хранения архивных документов начинается с составления номенклатуры дел. Законодательство устанавливает для многих групп документов минимальные сроки их хранения, при этом при необходимости организация может увеличить эти сроки, указав это в одном из обязательных реквизитов номенклатурных заголовков дел – «Срок хранения».

Этот реквизит является важнейшим критерием при проведении экспертизы ценности документов, работа с которыми закончена, для определения тех, которые подлежат долговременному хранению.

Экспертиза ценности документов предполагает изучение их состава и содержания. Она проводится с целью выявления их исторической, научной, культурной или иной значимости на основании критериев, установленных архивным законодательством. После экспертизы пользователи с ролями «Архивариус» и «Делопроизводитель» создают в системе следующие акты:

  • Акт о неисправимых повреждениях документов (если документы, подлежащие передаче на долговременное хранение в архив, испорчены и не могут быть восстановлены);
  • Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (для документов временного хранения);
  • Акт об утрате документов (для утерянных документов);
  • Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив (для документов, подлежащих в соответствии с законодательством постоянному хранению в государственном архивном фонде, если срок их ведомственного хранения закончен).

Благодаря наличию соответствующей индикации дел на перечне система позволяет отслеживать дела с истекающими и истекшими сроками хранения. Для поиска таких дел существует отдельный блок поисковых критериев.

Кроме того, в системе реализована возможность учета выдачи дел во временное пользование. Пользователь с ролью «Архивариус» в системе отмечает выдачу и возврат дел в архив, формирует и осуществляет печать листа использования.
Автоматизированное ведение книги выдачи позволяет контролировать сроки выдачи дел из Архива, оперативно принимать меры по возврату выданных дел в Архив организации.

Классификаторы дел и документов - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

«Архивное дело», кроме базовых функций учета, хранения и использования дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства, предоставляет своим пользователям возможность работы со справочно-поисковой системой (иначе – научно-справочным аппаратом Архива) с целью классификации объектов архивного фонда и последующего поиска по рубрикам каталогов.

В «Архивном деле» справочно-поисковая система реализована в виде отдельного раздела, который представляет собой набор иерархических каталогов, настраиваемый технологом системы по правилам, принятым в архиве организации.

Тематические каталоги:

  • создаются отдельно для дел и отдельно для документов,

  • могут состоять из рубрик с любым количеством уровней иерархии.

Использование тематических каталогов позволяет классифицировать дела и документы в пределах фонда абсолютно по любым признакам, в том числе по тем направлениям и видам деятельности, по которым архив получает запросы на предоставление документов от сотрудников организации для работы с документами архива:

  • по источнику поступления,

  • по фамилии (наименованию) автора документа,

  • по годам и периодам,

  • по географическому признаку (например, странам или городам),

  • по тематическому признаку

  • и пр.

Тематические каталоги для классификации для дел и документов фонда в системе «Архивное дело» настраиваются в карточке фонда. Выбор тематических рубрик для дел и документов выполняется в карточке дела и документа на специальной вкладке.

При необходимости, пользователь системы может изменять классификацию, редактируя состав рубрик в карточках дел и документов.

При работе в справочно-поисковой системе, пользователь может:

  • просматривать перечни дел, документов, которые относятся в выбранной тематической рубрике;

  • просматривать и редактировать карточки дел, документов;

  • исключать дела из одной тематической рубрики и включать их в другую тематическую рубрику (либо исключать из тематической рубрики насовсем).

Читальный зал - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Система «Архивное дело» предоставляет возможность работы с делами и документами не только сотрудникам архивной службы и делопроизводителям подразделений, но также посетителям архива.

Для таких пользователей-посетителей в системе предусмотрена специальная роль – «Читатель». «Читатели» получают доступ только к разрешенному перечню фондов и рубрик внутри этих фондов. Правила доступа могут настраиваться индивидуально, на основании структуры фондов, в которые объединены дела и документы.

Стартовый раздел работы для пользователей с роль «Читатель» «Фонды» предназначен для осуществления поиска и просмотра регистрационных карточек дел (с учетом назначенных пользователю прав). Находясь в нем, пользователю предоставлены возможности:

  • просматривать дела на перечне,

  • использовать расширенный поиск дел над перечнем,

  • просматривать карточки дел,

  • знакомиться с документами дела,

  • помещать дела в папки, на которые ему назначены соответствующие права.

В карточке дела «Читателю» доступны следующие действия:

  • просматривать другие тома дела, которые собраны в отдельной секции,

  • знакомиться с документами дела и их файлами,

  • помещать документы в папки, на которые ему назначены соответствующие права. 

Для точечного предоставления доступа к делам и документам без назначения прав на целый фонд или рубрику фонда сотрудникам архива предоставляется возможность помещать отдельные ссылки на документы и дела в личные папки пользователя. Доступ к таким делам и документам будет сохранен у пользователя до тех пор, пока документ находится в его папке. После удаления записей из папки пользователя, доступ к документам блокируется.

Раздел «Систематизация» режима «Читальный зал» предназначен для работы со справочно-поисковыми средствами архива, которые представляют собой иерархические тематические каталоги. Дела и документы в них классифицируются в пределах фонда.

Для каждого фонда выделяются две группы классификаторов: для дел и для документов. Используя тематические каталоги, читатель может самостоятельно находить дела и документы, которые относятся к интересующей его теме.

Кроме того, пользователю с ролью «Читатель» может быть предоставлен доступ к режиму «Поиск дел и документов», где, используя поисковые запросы, на основании предоставленных прав, читатель самостоятельно может находить необходимые ему дела и документы в архиве.

Работа с электронными подлинниками документов - Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Работа с электронными подлинниками документов в системе «Архивное дело» построена на принципах создания доверенной среды, включающей:

  • систему оперативного делопроизводства,
  • сервисы передачи документов,
  • систему архивного хранения,
  • файловое хранилище.

Особенности процесса передачи электронных документов

  • Формирование контейнера установленного формата для передачи документов на архивное хранение.
  • Подписание контейнера электронной подписью сотрудника, передающего документы на хранение.

  • Проверка контейнера на содержание вредоносного программного обеспечения и форматно-логический контроль.

  • Учет электронных документов в реестре подлинников. Реестр подлинников формируется на основании записей документов, размещенных в закрытом эталонном хранилище.

  • Блокировка доступа к эталонному хранилищу для всех пользователей системы. Для работы с документами в системе автоматически создается рабочая копия, с которой в дальнейшем и работают пользователи.

Основные преимущества работы с электронными документами с использованием данного подхода

Гибкость

  • Для загрузки информации о делах и документах в систему «Архивное ДЕЛО», используется информационный ярлык, который может использоваться безшовно при передаче документов в составе дела из системы оперативного делопроизводства, а также пересылаться при необходимости ответственному за загрузку данных сотруднику.

  • При необходимости можно реализовать прием на хранение документов из нескольких систем.

Полнота информации и регламентированный доступ

  • Все документы электронного дела по результатам импорта в систему «Архивное дело» доступны для просмотра в полном составе в соответствии с правами пользователей.

  • В целях долгосрочного архивного хранения электронных документов и обеспечения доступа к ним даже в случае невозможности воспроизведения исходного формата файла, для файлов каждого электронного документа предусмотрено обязательное формирование специального файла в формате PDF/A, который содержит визуализацию всех файлов этого электронного документа.

  • Также в состав документа входит архивный файл, содержащий информацию об электронных подписях и xml-файл, содержащий метаданные регистрационной карточки документа из системы оперативного делопроизводства.

Надежность

  • Обеспечение полноты и целостности информации во время передачи электронных подлинников документов из системы оперативного делопроизводства, при размещении их в файловом хранилище, импорте и дальнейшем использовании электронных документов в системе «Архивное ДЕЛО».

  • Целостность документов в системе «Архивное ДЕЛО» обеспечивается за счет расчета хеш-сумм для хранимых документов с использованием незамкнутой цепочки алгоритмов, при этом:

       - можно настроить любое количество алгоритмов для расчета хеш суммы;

       - при утрате актуальности алгоритмов они могут быть заменены с пересчетом без потери данных.

  • Надежность хранения усиливается за счет размещения информации в рабочем и эталонном хранилищах с возможностью восстановления данных из эталонного экземпляра.



Оставьте заявку на систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Оставляйте заявку
Наши менеджеры ответят на любые вопросы
Name
Email
Phone
Вы хотите:
Имя
Телефон
E-mail
Даю своё согласие на законную обработку персональных данных.  Правила обработки
Спасибо! Теперь проверьте почту. Скоро Вам поступит звонок нашего менеджера.
Нажмите для звонка
+7 495 128-50-00
Консультации по решениям