СЭД «ДЕЛО» - Функциональность

СЭД «ДЕЛО» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Система обеспечивает регистрацию, рассмотрение, выдачу поручений, работу с проектами резолюций, контроль исполнения поручений и мониторинг сроков исполнения, списание документов в дело.

Система обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов организации в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Поступающие в организацию бумажные документы могут быть отсканированы в ручном или автоматическом режиме, с возможностью распознавания текста.

Поступающие по электронным каналам документы регистрируются с сохранением необходимого атрибутного состава.

Для удобного занесения реквизитов документа в ручном режиме предусмотрена система справочников, механизм автоматической подстановки значений, автозаполнение атрибутов и применение шаблонов.  Проверка значений при сохранении обеспечивает большую корректность данных по документу.

Для исходящих документов предусмотрена как отправка по электронным каналам связи, так и печать необходимых форм для отправки в бумажном виде. Поддерживается оформление ф.103 Почты России для партионных почтовых отправлений.

CЭД «ДЕЛО» предоставляет набор инструментов для подготовки поручений/резолюций и контроля их выполнения.

Для экономии времени предусмотрено использование шаблонов поручений и групповой ввод поручений к однотипным документам.  Для повторяющихся задач реализована регулярная рассылка поручений по настраиваемому расписанию.  Предусмотрена работа с пунктами резолюции, что обеспечивает быстрый ввод множества поручений с одинаковыми параметрами.

Руководителям, работающим с помощником или группой помощников, будет удобна технология работы с проектами поручений, детально проработанная в СЭД «ДЕЛО». Механизм работы с проектами поручений обеспечивает предварительную проработку поручения помощниками и возможность руководителю одним нажатием зафиксировать решение по одному или нескольким проектам поручений.      

В системе «ДЕЛО» реализовано наглядное отображение в едином календаре всей информации о документах, проектах документов, поручениях, событиях, личных и групповых заметках. Календарное представление помогает быстро получить информацию, отслеживать наиболее актуальные задачи, а также оперативно оценивать уровень загруженности сотрудника.

Система предусматривает четыре режима календарного представления – «Год», «Месяц», «Неделя», «День», что позволяет выбрать необходимый уровень детализации.  На календаре отмечаются даты поступления записи и даты окончания планового срока для документа, проекта документа или поручения.  Для наглядности, различные виды записей отображаются на календаре соответствующими им цветами (например, синий – проекты документов, желтый – документы и  т. д. )

Система позволяет формировать произвольные заметки, отображаемые в календаре. Предусмотрена возможность создания заметок как для личного календаря, так и для календаря одного или нескольких должностных лиц, которым адресована заметка. При необходимости заметка может содержать ссылку на документ или проект документа в системе «ДЕЛО».         

Интерфейс «План-календарь» позволяет вести учет планируемых событий для должностного лица, подразделения и организации в целом.  Для пунктов плана предусмотрена возможность актуализации статуса (например, «Выполнен», «Отменен») и ввода информации об изменениях по планируемому событию.

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления на всех этапах жизненного цикла документов - от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

В системе предусмотрены все необходимые инструменты -- регистрация входящих документов из различных источников (как бумажных, так и электронных), работа с резолюциями, включая механизмы подготовки и утверждения проектов резолюций, контроль за исполнением документов и резолюций по документу, списание исполненных документов в дело.

Система обеспечивает обработку как бумажных, так и электронных документов, независимо от канала их поступления в организацию. Входящие документы, поступающие по электронной почте, могут автоматически регистрироваться в СЭД «ДЕЛО» с сохранением атрибутного состава. Бумажные могут быть переведены в цифровой формат с сохранением в виде изображения или распознанного текста.

Исходящие и внутренние документы, подготовленные в организации, регистрируются в системе после прохождения всех необходимых процедур согласования/визирования проектов. Вся история работы с ними, в том числе не утвержденные версии, сохраняется в СЭД. В зависимости от правил, установленных для документооборота, утвержденные проекты могут сохраняться только в цифровом виде (электронные подлинники) либо распечатываться с визуализацией подписей и виз.

В СЭД «ДЕЛО» реализованы как маршрутизация поступивших документов по умолчанию, так и ручная пересылка документов для рассмотрения/исполнения в соответствующее подразделение или выбранному должностному лицу.

Входящие документы, требующие исполнения или ознакомления, автоматически рассылаются специалистам или организациям, указанным в поручениях, в момент сохранения резолюции. В случае работы руководителя с помощником они поступают исполнителям, когда проект резолюции утверждается.

Внутренние документы рассылаются для исполнения или ознакомления в соответствии с предварительно настроенными списками или путем выбора получателей вручную.    

СЭД «ДЕЛО» позволяет быстро получить доступ к необходимым документам и истории работы с ними. В системе предусмотрен поиск по штрих-коду, быстрый поиск по номеру, дате, тексту документа, другим параметрам.

Также на рабочем столе пользователя могут отображаться общие, доступные всем сотрудникам и персональные, созданные для пользователя поисковые запросы. Наглядный интерфейс создания поисковых запросов позволяет легко создавать и сохранять для последующего использования требуемый набор поисковых критериев (включая применение составных логических операторов)  

Результаты поиска могут быть распечатаны. Необходимые файлы документов могут выгружены из системы либо добавлены в личную папку СЭД «ДЕЛО» пользователя. Для бумажных документов в карточке также отображается местонахождение бумажного оригинал

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления на всех этапах жизненного цикла документов - от регистрации до списания в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

В системе предусмотрены все необходимые инструменты -- регистрация входящих документов из различных источников (как бумажных, так и электронных), работа с резолюциями, включая механизмы подготовки и утверждения проектов резолюций, контроль за исполнением документов и резолюций по документу, списание исполненных документов в дело.

Информация о выданных поручениях, сроках и отчетах исполнителей наглядно отображается в «дереве поручений» карточки документа, отображающем иерархическую структуру резолюций и актуальное состояние исполнения по каждому из поручений.

В системе предусмотрен набор часто используемых форм отчетов, отображающих общие сведения по документообороту, исполнению документов и работе пользователей. По умолчанию пользователям доступны такие отчетные формы:

Сведения о документообороте;

• Сводка об исполнении;
• Справка-напоминание об исполнении документов и поручений;
• Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам;
• Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами;
• Сведения о работе пользователей;
• Сведения о результатах отправки документов.

Cформированные отчеты могут быть распечатаны средствами текстового редактора ( МойОфис.Текст, Microsoft Word ) либо представлены в виде интерактивной таблицы с возможностью  семантического зума и выбора необходимого уровня детализации, до конкретного документа и поручения   

Для быстрого доступа к необходимой информации в СЭД «ДЕЛО» предусмотрена возможность добавления на главную страницу пользователя ссылок на списки документов/проектов документов, удовлетворяющих определенному набору критериев. Таким образом, в зависимости от контролируемых пользователем задач, может отображаться список неисполненных поручений по определенному сотруднику и/или подразделению, документы без подготовленных ответов, договоры, по которым не получены закрывающие документы и т.д.

С распространением электронных документов все более актуальной становится автоматизация внешнего документооборота, обмен документами между организациями. Система «ДЕЛО» может поддерживать работу нескольких организаций (например, территориально-распределенных филиалов) в единой базе документооборота. Обмен документами и информацией об их прохождении между различными организациями возможен по формату, рекомендованному ГОСТ Р 53898-2013, при необходимости – с использованием сервисов операторов ЭДО.

В СЭД «ДЕЛО» реализована возможность работы различных организаций в единой базе СЭД, с сохранением индивидуальных правил номерообразования, видов документов и прав доступа пользователей. Для удобства администрирования работы СЭД в организации реализована возможность предоставления права управления настройками СЭД в рамках выбранной организации.

Для взаимодействия систем документооборота различных организаций предусмотрена возможность обмена документами и информацией об исполнении документов с помощью модуля СЭВ ( Сервер Электронного Взаимодействия). Модуль СЭВ обеспечивает обмен документами, поручениями и отчетами. При отправке предусмотрено применение электронной подписи и шифрования. Взаимодействие осуществляется по электронной почте, либо с помощью иной обменной службы ( например по каналам VipNet).

При необходимости, реализуется взаимодействие СЭД «ДЕЛО» и операторов ЭДО ( Диадок, СБИС и др.). Взаимодействие осуществляется с применением ГОСТ Р 53898-2013.

Опция «Модуль интеграции с ПОС» предназначена для обмена данными по исполнению сообщений граждан между ПОС (Платформой обратной связи) и системами электронного документооборота (СЭД), опция работает с тонким клиентом СЭД «ДЕЛО», начиная с версии 20.2.

Сообщение – это информация о необходимости решения актуальных для граждан и юридических лиц проблем, не адресованная в конкретные органы и организации, направленная гражданином в форме электронного документа при условии выбора гражданином способа подачи сообщения в порядке, не предусмотренном Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Платформа обратной связи создана в рамках федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика». Это единое окно обработки сообщений/обращений граждан, которое позволяет через форму на портале Госуслуг или мобильное приложение «Госуслуги. Решаем вместе», а также виджеты на сайтах органов власти субъектов РФ направлять сообщения в государственные органы и органы местного самоуправления, участвовать в опросах, голосованиях и общественных обсуждениях.

ПОС осуществляет автоматический сбор и загрузку сообщений граждан из разных источников, их маршрутизацию между организациями-участниками процесса рассмотрения обращений, автоматизацию направления ответов заявителям и сбор оценок авторами сообщений качества решения проблем.

Сообщение после маршрутизации в ПОС регистрируется в СЭД организации-исполнителя и проходит все стадии его рассмотрения – от направления исполнителю до подготовки и формирования окончательного ответа заявителю.

Интеграция СЭД и ПОС позволяет в режиме реального времени обмениваться информацией между двумя этими системами, в том числе автоматически регистрировать в СЭД поступающие сообщения, информировать заявителей о статусах их рассмотрения и формировать ответы на них.

Технолог СЭД ДЕЛО подключает «Модуль интеграции с ПОС» к личному кабинету организации (ЛКО) ПОСа. Если в одной БД СЭД ведутся данные нескольких организаций, то интеграция осуществляется с несколькими ЛКО.

Использование «Модуля интеграции с ПОС» и СЭД позволяет:

• Забирать данные из ПОС о сообщениях граждан и передавать их в СЭД;
• Автоматически создавать регистрационные карточки сообщений граждан в СЭД организации-исполнителя;
• Отправлять в ПОС промежуточные статусы рассмотрения сообщений из СЭД ;
• По команде пользователя СЭД отправлять ответы о результатах рассмотрения сообщений гражданина из СЭД в ПОС.
• Осуществлять передачу в ПОС статистики обо всех обращениях, которые обрабатываются в СЭД «ДЕЛО» помимо ПОСа.

С помощью «Модуля интеграции с ПОС» имеющиеся в СЭД «ДЕЛО» данные, передаются в витрину данных ПОС через REST API по протоколу https. Передаваемые статистические данные передаются в виде файла с расширением *.csv (информация не содержит персональных данных заявителей и текста сообщения/обращения).

Органам власти местного самоуправления и иным организациям, которые в соответствии с законодательством обязаны рассматривать и предоставлять информацию по сообщениям граждан при взаимодействии с ПОС. Модуль интеграции также рассчитан на работу с региональными СЭД с единой БД для организаций-исполнителей.

АСУП – это решение для управления проектной деятельностью, реализованное с учетом методических рекомендаций и ГОСТов. Система содержит набор организационных и технологических методов и инструментов, которые поддерживают управление проектами в проектных офисах и помогают повысить эффективность их реализации. Позволяет быстро наладить управление проектами, программами в государственных структурах, автоматизирует работу всех участников проектов.

Автоматизированная система управления проектами соответствует нормативно-регламентным требованиям проектного управления. Постановление Правительства РФ от 31.10.2018 N 1288 (ред. от 03.01.2019) «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».

Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утверждены Распоряжением Министерства экономического развития РФ от 14 апреля 2014 года № 26Р-АУ). Государственным стандартам ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54871-2011, ГОСТ Р ИСО 21500-2014, ГОСТ Р 58305-2018

Система автоматизирует ключевые задачи проектного управления. Автоматизирует управление не только проектной, но и процессной деятельностью, а также учет, планирование и контроль небольших периодических активностей. АСУП помогает планировать и контролировать деятельность, связанную с программами проектов, обеспечивает информационную базу, ориентированную на хранение информации на всех стадиях.

АСУП позволяет осуществлять контроль по всем проектным предложениям, заявками и паспортам проектов за счет сформированных реестров и мониторинга состояния проектов в режиме реального времени. Вся информация собрана в одном месте, детали или статистику может просматривать любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа.

АСУП обеспечивает руководителей и проектные команды необходимыми инструментами для формирования, отслеживания и актуализации детальных календарно-сетевых графиков работ по проектам.

Информационная система позволяет формировать, планировать, отслеживать и контролировать исполнение проектных бюджетов, анализировать бюджетные и отчетные данные в различных разрезах.

Обеспечивает формирование персональных показателей для программ, проектов, объектов госпрограмм с указанием плановых и отслеживанием фактических значений показателей. В случае отклонений вы сможете быстро сориентироваться в ситуации и принять нужное решение.